ビジネスのいろはをわかりやすく!

ビジネスマナー(電話のかけ方、受け方)

一人前の社会人として、正しいマナーを身につけましょう。
電話は、相手の顔が見えない分、声から受ける印象が非常に大きく、ビジネスに与える力も大きいので、悪印象を残さないように気を付けましょう。
まず、基本として、相手への挨拶を忘れずにおこないましょう。
「いつもお世話になっております」、「お忙しいところ、突然のお電話で失礼致します」など。
相手が不在の場合、自分から電話をした旨を、伝言に残してもらいましょう。
また、必要に応じて相手方から折り返してをもらうように、お願いをしましょう。
電話を切る際は、必ず、「ありがとうございました」、「失礼致します」を忘れずに。
次に電話の受け方ですが、電話の受け方一つで、会社の印象、社風、社員のレベルを判断されてしまいます。
電話を受けるときには、印象の良い受け答えと、気の利いた取り次ぎが必要です。
あなた自身が会社の顔だという気持ちで、受け答えをおこなうように心がけましょう。
電話が鳴ったらすぐに出る、もしくは3コール以内で取りましょう。
3コール以上鳴ってしまった時は、「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添えて、電話に出るようにしましょう。
相手の社名・名前を聞いたら、復唱を忘れずにおこないましょう。
相手が名乗らない場合には、「失礼ですがどちら様でしょうか?」と確認をしましょう。
聞き取りにくい場合には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願い致します」と聞き直しましょう。
用件は、メモを取りながら聞き、最後に復唱する癖をつけましょう。
また、電話を受け、担当者が不在の場合には、正確に伝言を担当者へ伝える必要があります。
注意点は以下の5つです。
1つ目は、電話を受けた日時。
2つ目は、誰宛なのか。
3つ目は、相手の会社名・所属部署・名前・電話番号。
4つ目は、用件。
5つ目は、処理方法(折り返しなのか再度くるのか)です。